Null Zeilen manueller Code — wie ein KI-Agent die Auftragsabwicklung aus E-Mails und PDFs übernahm
Die Bearbeitung eingehender Bestellungen per E-Mail erforderte die manuelle Identifikation des Geschäftspartners, den Abgleich der Positionen mit dem Produktkatalog und die Führung des Belegs durch den ERP-Assistenten. Wir bauten einen KI-Agenten, eingebettet in die Korrespondenzansicht des CRM, der diese Schritte ausführt und zur Genehmigung vorlegt. Der gesamte Code entstand in Zusammenarbeit mit einem Programmier-Agenten, und die Stückkosten wurden kalkuliert, bevor die Funktion ins Angebot aufgenommen wurde.
Manuelles Übertragen von Bestellungen ins System
Bestellungen erreichen das Unternehmen per E-Mail, oft als PDF-Anhang. Die Bearbeitung jeder einzelnen erforderte das Lesen des Inhalts, die Identifikation des Geschäftspartners, das Auffinden der einzelnen Positionen im Produktkatalog, die Prüfung, ob Listenpreis oder Vertragspreis gilt, und die Führung der Bestellung durch den System-Assistenten. Eine vollständig wiederholbare Tätigkeit, mehrfach täglich von Mitarbeitern mit hoher Fachexpertise ausgeführt. Die typische Reaktion einer Organisation auf ein solches Problem ist, dem Team ein konversationelles KI-Werkzeug zur Verfügung zu stellen. Diese Lösung bringt nichts: Das Werkzeug hat keinen Zugriff auf den Produktkatalog, kennt keine Vertragspreise und kann keine Bestellung im System anlegen.
Was wir getan habenKI-Agent mit menschlichem Freigabepunkt in jeder Phase
- Betteten die Funktion in die Umgebung ein, in der die Arbeit tatsächlich stattfindet — die Korrespondenzansicht im CRM, nicht in einem separaten Werkzeug.
- Phase 1 – Extraktion: Der Agent analysiert Nachrichteninhalt und Anhänge, erkennt die Absicht des Absenders und schlägt einen Geschäftspartner vor. Der Mitarbeiter genehmigt.
- Phase 2 – Zuordnung: Der Agent gleicht Dokumentpositionen mit Produktdatensätzen ab und zeigt Listenpreis und kundenspezifischen Preis nebeneinander. Der Mitarbeiter genehmigt oder korrigiert.
- Phase 3 – Speichern: Die Bestellung wird erstellt und mit dem ERP-System synchronisiert, unter Umgehung des manuellen Assistenten.
- Platzierten einen menschlichen Genehmigungspunkt in jeder Phase — der Agent bereitet vor und beschleunigt, genehmigt aber keine Bestellungen im Namen der Organisation.
- Berechneten die Stückkosten vor dem Verkauf — der Wechsel zu einem günstigeren Sprachmodell senkte die Sitzungskosten etwa um das Zehnfache.
Was sich geändert hat
Die Auftragsbearbeitung reduziert sich nun auf die Genehmigung von drei Vorschlägen statt über zehn Minuten manueller Arbeit. Die Funktion wurde Teil des kommerziellen Angebots des Unternehmens — mit kalkulierten Stückkosten und definiertem Abrechnungsmodell. Das Entwicklungsteam erhielt den praktischen Nachweis der Fähigkeit, mit einem Agenten am eigenen Produkt zu arbeiten, was zu einer breiteren Adoption als nur einem einzelnen Projekt führte.
“Der Unterschied zwischen dem Besitz von KI-Werkzeugen und echten Ergebnissen läuft auf eine Frage hinaus: Arbeitet die Funktion innerhalb des Prozesses oder daneben. Ein Werkzeug in einem separaten Tab erfordert, dass der Mitarbeiter die Arbeit unterbricht, Daten überträgt und bewertet — die Akzeptanz solcher Lösungen sinkt innerhalb von Wochen.”
Schreiben wir auf, wie Ihr Unternehmen tatsächlich arbeitet.
- 45 Minuten, ohne Vorbereitung
- Eine ehrliche Einschätzung, wo Sie heute stehen
- Der erste Prozess, der Automatisierung lohnt — und warum gerade dieser
