Von der Notiz zum unterschriebenen Angebot in zwei Minuten — wie CRM-Automatisierung den Angebotsengpass beseitigte
Das Unternehmen bedient fünf Marktsegmente, und im margenschwächsten Segment fraß die Arbeitszeit des Vertriebsmitarbeiters die Rentabilität auf. Wir bauten eine Automatisierung, bei der eine im CRM gespeicherte Notiz den Kontextabruf aus dem Unternehmensmodell, die Angebotserstellung durch ein Sprachmodell und die PDF-Zustellung an den Kunden auslöst. Der gesamte Pfad dauert ein bis zwei Minuten.
Fünf Segmente, ein Vertriebsteam
Jedes der fünf Segmente erfordert eine andere Angebotslogik. In einem lässt sich die Preisgestaltung direkt aus Parametern ableiten. In einem anderen verschlangen komplexe Angebote bis zu dreißig Minuten konzentrierter Arbeit. Das letzte ist durch hohes Volumen, einen achttägigen Entscheidungszyklus und die niedrigste Marge gekennzeichnet. Genau dieses Segment war der Kern des Problems — bei so dünner Marge fraß die Arbeitszeit des Vertriebsteams die Rentabilität auf. Gleichzeitig bereitete das Unternehmen die Expansion in weitere Regionen vor.
Was wir getan habenEnd-to-End-Automatisierung des Angebotspfads
- Verwendeten die bestehende Unternehmensbeschreibung als Kontextquelle — den Katalog von Dienstleistungen, Paketen und Preisregeln — statt Preisregeln in einem neuen Werkzeug neu zu erstellen.
- Bauten einen Ablauf, der den gesamten Pfad abdeckt: Der Vertriebler beendet ein Gespräch und schreibt eine kurze CRM-Notiz, die Automatisierung ruft den Kontext aus dem Unternehmensmodell ab, das Sprachmodell erstellt das Angebot, und das PDF-Dokument erreicht den Kunden per E-Mail.
- Fügten das Segment als explizites Entscheidungsfeld im CRM hinzu — ohne diese Kennzeichnung hat die Automatisierung keine Grundlage, um die richtige Vorlage und Preislogik zu wählen. Unterscheidungen, die Mitarbeiter automatisch treffen, mussten zuerst zu Daten werden.
- Begannen die Einführung mit dem Segment der höchsten Wiederholbarkeit, nicht des höchsten Auftragswerts — dort schließt sich der Pfad ohne menschliches Eingreifen und verifiziert am schnellsten die Korrektheit des Mechanismus.
Was sich geändert hat
Ein Angebot wird innerhalb von ein bis zwei Minuten erstellt und versendet. Das Segment mit der höchsten Wiederholbarkeit kann ohne Telefonat bedient werden. Die Preisgestaltung ist konsistent mit einem einzigen Katalog. Territoriale Expansion bedeutet kein proportionales Wachstum der Vertriebsmitarbeiterzahl mehr. Nächste Stufe: Erweiterung auf das Segment mit Stücklisten.
“Automatisierung bringt die größte Rendite dort, wo der Prozess wiederholbar ist, nicht wo die Aufträge am größten sind. Das Hindernis war nicht das Sprachmodell — es war ein fehlendes Feld im CRM. Automatische Unterscheidungen der Mitarbeiter müssen zuerst zu Daten werden.”
Schreiben wir auf, wie Ihr Unternehmen tatsächlich arbeitet.
- 45 Minuten, ohne Vorbereitung
- Eine ehrliche Einschätzung, wo Sie heute stehen
- Der erste Prozess, der Automatisierung lohnt — und warum gerade dieser
