Sechs Kategorien, eine Kennung — wie Projektrentabilität in Echtzeit möglich wurde
Projektmanager konnten die Rentabilität ihrer laufenden Aufträge nicht sehen, und Kostendaten wurden manuell in eine Tabelle übertragen. Wir bildeten den Dokumentenfluss ab, definierten sechs Kostenkategorien und führten eine einzige Projektkennung ein, die alle Systeme durchläuft. Das erste Hindernis war jedoch eine falsche Auslegung von Vorschriften durch die externe Buchhaltungsfirma.
Intuition statt Rentabilitätsmessung
Das Unternehmen wuchs dynamisch und hatte eine verlässliche Intuition darüber, welche Projekte rentabel waren. Intuition ersetzt jedoch keine Messung. Kostendaten wurden von zwei Personen manuell von Rechnungen in eine Tabelle übertragen. Lagerdokumente warteten drei bis vier Monate auf Ausstellung. Versandkosten konnten keinem Projekt zugeordnet werden. Infolgedessen hatten Projektmanager keinen Einblick in die Auftragsrentabilität während der Laufzeit.
Was wir getan habenEine Kennung und eine vereinbarte Kostendefinition
- Überprüften eine Barriere, die sich als nicht-technologisch erwies — nach dem Wechsel der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bestätigte die neue Stelle, dass Lagerdokumente vor der endgültigen Rechnung ausgestellt werden können. Ein monatelang blockierter Ablauf wurde freigegeben.
- Kartierten den Finanz- und Lagerdokumentenfluss und definierten sechs Kostenkategorien: Unterauftragnehmerrechnungen, projektbezogen erworbene Waren, aus dem Lager entnommene Waren, Zahlungsprovisionen, Versandkosten und Eigenarbeit, aufgeteilt in Dokumentation und Ausführung.
- Führten eine einzige Projektkennung ein, die alle Systeme durchläuft — derselbe Schlüssel im Aufgabensystem, in Buchhaltungs- und Lagerdokumenten. Ohne dieses Element ist kein Bericht möglich.
- Ordneten den Umsatz drei Kategorien zu und definierten die Marge als Vergleich des tatsächlichen Ergebnisses mit der in der Verkaufsphase angenommenen Marge, da nur dieser Vergleich Entscheidungswert hat.
- Übernahmen temporäre Lösungen für Bereiche ohne Integration, statt das gesamte Projekt bis zu deren Lösung anzuhalten.
Was sich geändert hat
Der Dokumentenfluss funktioniert nun laufend, ohne die vorherige Verzögerung von mehreren Monaten. Das Kosten- und Erlösmodell wurde zum ersten Mal schriftlich festgehalten und vereinbart. Die manuelle Datenübertragung wurde eliminiert. Einführung läuft: eine nach Projekten aufgeschlüsselte Kosten- und Erlösansicht in Echtzeit.
“Die Frage nach dem Beitrag einer KI-Implementierung zum Ergebnis wird von Banken, Investoren oder dem Vorstand gestellt. Die Antwort beginnt mit scheinbar sekundären Elementen: einer einzigen Kennung durch alle Systeme und einer vereinbarten Kostendefinition.”
Schreiben wir auf, wie Ihr Unternehmen tatsächlich arbeitet.
- 45 Minuten, ohne Vorbereitung
- Eine ehrliche Einschätzung, wo Sie heute stehen
- Der erste Prozess, der Automatisierung lohnt — und warum gerade dieser
