Angebotserstellung von vier Tagen auf dreißig Sekunden verkürzt

Die Ausgangslage

Angebotserstellung als Engpass im Vertrieb

Die Erstellung eines Angebots erforderte den Zugriff auf mehrere unabhängige Quellen. Der Leistungsumfang befand sich in einer Datei, die Preise in einer anderen, Vergleichswerte aus ähnlichen Projekten in Monate alter Korrespondenz. Präsentation und Zahlungsplan wurden von Hand zusammengestellt.

Zeit war nur einer der Kostenfaktoren: Preise wurden auf Basis von Erfahrung statt Kalkulation festgelegt — Mindestwerte ergaben sich aus Gewohnheit. Es gab keine formalisierte Rabattpolitik, sodass die Höhe der Zugeständnisse vom individuellen Verhandlungsstil abhing. Jedes Angebot sah anders aus, was die Wiedererkennbarkeit des Unternehmens in der Entscheidungsphase schwächte. Die erfahrensten Mitarbeiter verbrachten einen vollen Arbeitstag mit einer Tätigkeit, die größtenteils aus dem Zusammenfügen vorhandener Elemente bestand.

Was wir getan haben

Automatisierung der Angebotserstellung Schritt für Schritt

• Organisierten den Leistungskatalog — jede Dienstleistung erhielt einen Namen, einen Umfang und eine Preisregel. Die strategische Komponente wurde in Schritte zerlegt, jeder als Überprüfung des Bestehenden oder Neuentwicklung gekennzeichnet.
• Bauten einen Angebotskonfigurator — der Vertriebsmitarbeiter wählt Module und Fortschrittsstufen, legt die Budgetverteilung über Monate mit Saisonalität fest. Das Werkzeug generiert ein PDF mit Umfang, Zahlungsplan und Zusammenfassung.
• Legten Abrechnungsregeln im Werkzeug fest — einmalige Leistungen werden bestimmten Monaten zugewiesen, mehrstufige standardmäßig 50/50 geteilt. Bauten die Rabattpolitik ein — bis zu einer definierten Schwelle entscheidet der Vertriebler selbst, darüber wird eskaliert.
• Schlossen den Dokumentenkreislauf — der Arbeitsauftrag für den Vertrag wird aus demselben Konfigurator generiert, ohne den Umfang neu zu beschreiben.

Das Ergebnis

Was sich geändert hat

Ein vollständiges, konsistentes Angebot entsteht in etwa dreißig Sekunden. Die Preisgestaltung hängt nicht mehr davon ab, wer sie vorbereitet. Der Rabatt wurde zu einer Prozessentscheidung mit klar definierter Schwelle. Der Konfigurator ersetzte die Preisfolie in der Vertriebspräsentation — das Angebot wird generiert, nicht von Hand zusammengestellt. Das Vertriebsteam gewann Zeit für Kundenqualifikation, Gespräche und Verhandlung zurück.