Zero linii ręcznego kodu — jak agent AI przejął obsługę zamówień z e-maili i PDF

Wyzwanie

Ręczne przepisywanie zamówień do systemu

Zamówienia wpływają do firmy pocztą elektroniczną, często w formie załącznika PDF. Obsługa każdego z nich wymagała odczytania treści, rozpoznania kontrahenta, odnalezienia poszczególnych pozycji w katalogu produktów, sprawdzenia, czy obowiązuje cena katalogowa czy indywidualna, oraz przeprowadzenia zamówienia przez kreator w systemie. Czynność w pełni powtarzalna, wykonywana wielokrotnie w ciągu dnia przez pracowników o wysokich kompetencjach merytorycznych. Typową reakcją organizacji na taki problem jest udostępnienie zespołowi narzędzia konwersacyjnego. Rozwiązanie to nie przynosi efektu: narzędzie nie ma dostępu do katalogu produktów, nie zna cen kontraktowych i nie może utworzyć zamówienia w systemie.

Co zrobiliśmy

Agent AI z punktem zatwierdzenia na każdym etapie

• Osadziliśmy funkcję w środowisku, w którym praca faktycznie się odbywa — w widoku korespondencji w CRM, a nie w osobnym narzędziu.
• Etap 1 — ekstrakcja: agent analizuje treść wiadomości oraz załączników, rozpoznaje intencję nadawcy i proponuje kontrahenta. Pracownik zatwierdza.
• Etap 2 — mapowanie: agent dopasowuje pozycje z dokumentu do kartotek produktowych i prezentuje obok siebie cenę katalogową oraz cenę obowiązującą danego klienta. Pracownik zatwierdza lub koryguje.
• Etap 3 — zapis: zamówienie zostaje utworzone i zsynchronizowane z systemem ERP, z pominięciem ręcznego kreatora.
• Umieściliśmy punkt zatwierdzenia przez człowieka na każdym etapie — agent przygotowuje i przyspiesza, ale nie zatwierdza zamówień w imieniu organizacji.
• Policzyliśmy koszt jednostkowy przed rozpoczęciem sprzedaży funkcji — zmiana modelu językowego na tańszy obniżyła koszt sesji około dziesięciokrotnie.

Efekt

Rezultaty wdrożenia

Obsługa zamówienia sprowadza się do zatwierdzenia trzech propozycji zamiast kilkunastu minut pracy manualnej. Funkcja stała się elementem oferty handlowej firmy — z policzonym kosztem jednostkowym i zdefiniowanym modelem rozliczenia. Zespół deweloperski uzyskał praktyczny dowód możliwości pracy z agentem na własnym produkcie, co przełożyło się na adopcję szerszą niż pojedynczy projekt.