Od notatki do podpisanej oferty w dwie minuty — jak automatyzacja CRM usunęła wąskie gardło ofertowania
Firma obsługuje pięć segmentów rynku, a w segmencie o najniższej marży czas pracy handlowca pochłaniał rentowność. Zbudowaliśmy automatyzację, w której notatka zapisana w CRM uruchamia pobranie kontekstu z modelu firmy, wygenerowanie oferty przez model językowy i wysyłkę dokumentu PDF do klienta. Cała ścieżka trwa jedną do dwóch minut.
Pięć segmentów, jeden zespół handlowy
Każdy z pięciu segmentów wymaga innej logiki ofertowej. W jednym wycena daje się wyprowadzić bezpośrednio z parametrów. W innym złożone oferty pochłaniały do trzydziestu minut pracy. Kolejny opiera się na liście materiałowej. Ostatni charakteryzuje się dużym wolumenem, ośmiodniowym cyklem decyzyjnym i najniższą marżą. To właśnie ten segment stanowił sedno problemu — przy tak wąskiej marży czas pracy zespołu handlowego pochłaniał rentowność. Równolegle firma przygotowywała ekspansję na kolejne województwa.
Co zrobiliśmyAutomatyzacja ścieżki ofertowej end-to-end
- Wykorzystaliśmy istniejący opis firmy jako źródło kontekstu — katalog usług, pakietów i reguł cenowych — zamiast odtwarzać reguły wyceny w nowym narzędziu.
- Zbudowaliśmy flow pokrywający całą ścieżkę: handlowiec kończy rozmowę i wpisuje krótką notatkę w CRM, automatyzacja pobiera kontekst z modelu firmy, model językowy komponuje ofertę, a dokument PDF trafia do klienta mailem.
- Dodaliśmy segment jako jawne pole decyzyjne w CRM — bez tego oznaczenia automatyzacja nie ma podstawy, by wybrać właściwy szablon i logikę wyceny. Rozróżnienie funkcjonujące wyłącznie jako wiedza handlowca musiało zostać przekształcone w dane.
- Rozpoczęliśmy wdrożenie od segmentu o najwyższej powtarzalności, nie najwyższej wartości kontraktu — tam ścieżka zamyka się bez udziału człowieka i najszybciej weryfikuje poprawność działania mechanizmu.
Rezultaty wdrożenia
Oferta powstaje i zostaje wysłana w ciągu jednej do dwóch minut. Segment o najwyższej powtarzalności może być obsługiwany bez rozmowy telefonicznej. Wycena jest spójna z jednym katalogiem. Ekspansja terytorialna przestała oznaczać proporcjonalny wzrost zatrudnienia w sprzedaży. Kolejny etap: rozszerzenie na segment z listą materiałową.
“Automatyzacja przynosi największy zwrot tam, gdzie proces jest powtarzalny, a nie tam, gdzie kontrakty są największe. Przeszkodą nie był model językowy — było nią brakujące pole w CRM. Rozróżnienia dokonywane automatycznie przez pracowników muszą najpierw stać się danymi.”
Spiszmy, jak naprawdę działa Twoja firma.
- 45 minut i zero przygotowań
- Uczciwa ocena tego, gdzie jesteś dziś
- Pierwszy proces wart automatyzacji — i dlaczego właśnie ten
