Sześć kategorii, jeden identyfikator — jak rentowność projektu w czasie rzeczywistym stała się możliwa
Kierownicy projektów nie widzieli rentowności prowadzonych zleceń w trakcie ich trwania, a dane kosztowe przenoszono ręcznie do arkusza. Zmapowaliśmy obieg dokumentów, zdefiniowaliśmy sześć kategorii kosztowych i wprowadziliśmy jeden identyfikator projektu przechodzący przez wszystkie systemy. Pierwszą przeszkodą okazała się jednak błędna interpretacja przepisów przez zewnętrzne biuro rachunkowe.
Intuicja zamiast pomiaru rentowności
Firma rozwijała się dynamicznie i dysponowała rzetelną intuicją co do tego, które projekty są rentowne. Intuicja nie zastępuje pomiaru. Dane kosztowe przenosiły z faktur do arkusza dwie osoby, ręcznie. Dokumenty magazynowe oczekiwały na wystawienie od trzech do czterech miesięcy. Kosztów przesyłek nie dawało się przypisać do projektu. W rezultacie kierownicy projektów nie mieli wglądu w rentowność w trakcie trwania zleceń. W segmencie o najniższej marży oznaczało to prowadzenie działalności bez podstawy do bieżących decyzji.
Co zrobiliśmyJeden identyfikator i uzgodniona definicja kosztu
- Zweryfikowaliśmy barierę, która okazała się nietechnologiczna — po zmianie biura rachunkowego nowy podmiot potwierdził możliwość wystawiania dokumentów magazynowych przed fakturą końcową. Przepływ blokowany przez miesiące został odblokowany.
- Zmapowaliśmy obieg dokumentów finansowo-magazynowych i zdefiniowaliśmy sześć kategorii kosztowych: faktury podwykonawców, towar nabywany pod projekt, towar z magazynu, prowizje od płatności, koszty przesyłek oraz pracę własną w podziale na dokumentację i wykonawstwo.
- Wprowadziliśmy jeden identyfikator projektu przechodzący przez wszystkie systemy — ten sam klucz w systemie zadaniowym, dokumentach księgowych i magazynowych. Bez tego elementu żaden raport nie jest możliwy.
- Przypisaliśmy przychód do trzech kategorii i zdefiniowaliśmy marżę jako zestawienie wyniku rzeczywistego z marżą założoną na etapie sprzedaży, gdyż tylko to zestawienie ma wartość decyzyjną.
- Przyjęliśmy rozwiązania tymczasowe dla obszarów bez integracji zamiast wstrzymywania całego projektu do czasu ich rozwiązania.
Rezultaty wdrożenia
Obieg dokumentów funkcjonuje na bieżąco, bez wcześniejszego opóźnienia rzędu kilku miesięcy. Model kosztowy i przychodowy został spisany i uzgodniony po raz pierwszy. Ręczne przenoszenie danych z faktur do arkusza zostało wyeliminowane. Wdrożenie w toku: widok kosztów i przychodów w podziale na projekty, dostępny w czasie rzeczywistym.
“Pytanie o to, co wdrożenie AI wniosło do wyniku firmy, prędzej czy później zadaje bank, inwestor albo zarząd. Odpowiedź zaczyna się od elementów pozornie drugorzędnych: jednego identyfikatora przechodzącego przez wszystkie systemy oraz uzgodnionej definicji kosztu. Bez nich nie da się policzyć ani marży, ani efektu żadnego wdrożenia.”
Spiszmy, jak naprawdę działa Twoja firma.
- 45 minut i zero przygotowań
- Uczciwa ocena tego, gdzie jesteś dziś
- Pierwszy proces wart automatyzacji — i dlaczego właśnie ten
