Czas przygotowania oferty skrócony z czterech dni do trzydziestu sekund
Przygotowanie oferty zajmowało w firmie cztery do pięciu dni roboczych, a ceny ustalano bez formalnej kalkulacji. Uporządkowaliśmy katalog usług i reguły cenowe, a następnie zbudowaliśmy konfigurator generujący ofertę PDF wraz z harmonogramem płatności. Kompletna oferta powstaje dziś w około trzydzieści sekund, a polityka rabatowa jest wbudowana w narzędzie.
Ofertowanie jako wąskie gardło sprzedaży
Przygotowanie oferty wymagało sięgnięcia do kilku niezależnych źródeł. Zakres usług znajdował się w jednym pliku, ceny w drugim, ustalenia z porównywalnych projektów w korespondencji sprzed miesięcy. Prezentację i harmonogram płatności składano ręcznie.
Czas był tylko jednym z kosztów: ceny ustalano na podstawie doświadczenia, a nie kalkulacji — wartości minimalne wynikały z przyzwyczajenia. Nie funkcjonowała sformalizowana polityka rabatowa, więc wysokość ustępstwa zależała od indywidualnego stylu negocjacji. Każda oferta wyglądała inaczej, co osłabiało rozpoznawalność firmy na etapie decyzyjnym. Najbardziej doświadczeni pracownicy poświęcali dzień pracy na czynność polegającą w większości na złożeniu istniejących elementów.
Co zrobiliśmyAutomatyzacja ofertowania krok po kroku
- Uporządkowaliśmy katalog usług — każda usługa otrzymała jedną nazwę, jeden zakres i jedną regułę wyceny. Komponent strategiczny został rozłożony na kroki, każdy oznaczony jako weryfikacja stanu istniejącego albo opracowanie od podstaw.
- Zbudowaliśmy konfigurator ofert — handlowiec wybiera moduły i poziomy zaawansowania, ustala podział budżetu na miesiące z uwzględnieniem sezonowości. Narzędzie generuje dokument PDF z zakresem, harmonogramem płatności i streszczeniem.
- Ustaliliśmy reguły fakturowania wewnątrz narzędzia — usługi jednorazowe przypisywane do konkretnych miesięcy, wieloetapowe domyślnie dzielone 50/50. Wbudowaliśmy politykę rabatową — do określonego progu handlowiec decyduje sam, powyżej decyzja jest eskalowana.
- Zamknęliśmy obieg dokumentów — zlecenie do umowy generowane jest z tego samego konfiguratora, bez ponownego opisywania zakresu.
Rezultaty wdrożenia
Kompletna, spójna oferta powstaje w około trzydzieści sekund. Wycena przestała zależeć od tego, kto ją przygotowuje. Rabat stał się decyzją procesową o jednoznacznie określonym progu. Konfigurator zastąpił slajd cenowy w prezentacji sprzedażowej — oferta jest generowana, nie składana ręcznie. Zespół handlowy odzyskał czas na kwalifikację klienta, rozmowę i negocjację.
“Ofertowanie jest zwykle pierwszym procesem, w którym widać zwrot z uporządkowania firmy — jest częsty, powtarzalny i mierzalny co do minuty.”
Spiszmy, jak naprawdę działa Twoja firma.
- 45 minut i zero przygotowań
- Uczciwa ocena tego, gdzie jesteś dziś
- Pierwszy proces wart automatyzacji — i dlaczego właśnie ten
